Sortera veckans uppgifter inför din veckoplanering

Lång to-do och lite tid. Det är så de flesta veckor ser ut och istället för att försöka trolla in alla uppgifter i to-do-listan så sorterar jag och prioriterar, som ett steg i min veckoplanering på fredagar. ⁠

Första steget: Samla alla uppgifter på ett ställe

Innan du kan sortera veckans uppgifter behöver du veta vad du har att välja mellan. Första steget är därför att samla alla uppgifter. Det gör jag genom att skriva av mig i mina mind notes. Jag skriver av mig allt jag har i huvudet men tittar också på vad som blev kvar från veckan som varit och går igenom projekt, mail och anteckningar. Då vet jag vad jag har att förhålla mig till och sedan kan jag börja välja.

Det här steget är viktigare än det låter. När uppgifterna ligger spridda i mailen, i kalendern, i huvudet och på en lapp på skrivbordet blir det omöjligt att se helheten. Och utan helhet blir prioriteringen en gissning.

Andra steget: Sortera veckans uppgifter med Eisenhower-matrisen

Andra steget är att sortera. Här utgår jag från Eisenhower-matrisen, ett klassiskt verktyg som jag anpassat till hur jag själv jobbar. Fyra rutor med två frågor. Är det viktigt? Är det bråttom? Svaret påverkar vad som händer med uppgiften.

Viktigt och bråttom prioriteras in i veckoplaneringen direkt.

Viktigt men inte bråttom bokas in i kalendern eller läggs till i kommande veckoplanering.

Bråttom men inte viktigt delegeras genom ett mail eller ett möte.

Varken viktigt eller bråttom stryks eller hamnar i en not-to-do-list.

Eisenhower-matrisen har använts i decennier inom ledarskap och tidsplanering. Den bygger ursprungligen på ett uttalande som Dwight D. Eisenhower lyfte fram i ett tal 1954, där han skilde mellan det viktiga och det brådskande. Du kan läsa mer om bakgrunden hos Todoist som har skrivit utförligt om matrisens historia och tillämpning.

Rutan de flesta missar när de sorterar veckans uppgifter

Det jag lärt mig efter över 20 år som företagare är att rutan uppe till höger, viktigt men inte bråttom, är den ruta de flesta missar. Där ligger de saker som ofta har störst inverkan på verksamheten. Då de inte skriker lika högt som de andra blir uppgifterna där lätt nedprioriterade.

Det kan vara strategiarbete. Det kan vara att bygga en rutin som sparar dig timmar varje månad. Det kan vara att boka in det där samtalet med någon du verkligen vill prata med. Inget av det är panik men alla delar är viktiga på lång sikt. Därför behöver den rutan en plats i veckan, även när allt annat pockar på uppmärksamhet.

En sista påminnelse

Slutligen, kom ihåg en sak. Vad som är viktigt och bråttom är något du avgör, inte någon annan. Det är lätt att låta andras deadlines och förfrågningar bli definitionen av brådska. Men varje gång du svarar ja till någon annans prioritet säger du nej till din egen.

Så kommer du igång med att sortera veckans uppgifter

Boka in 30 minuter i kalendern varje fredag. Ta fram penna och papper eller öppna ett dokument där du samlar dina mind notes. Skriv av dig allt. Gå sedan igenom listan med Eisenhower-matrisen och placera varje uppgift i en av de fyra rutorna. Sedan vet du var fokus ska ligga nästa vecka.

Vilken ruta är svårast för dig att hantera när du sorterar veckans uppgifter?

Vill du ha fler verktyg för att planera klokt och hålla fokus genom hela året kan du gå med i Kreativt effektiv där jag varje vecka delar metoder för planering, fokus och struktur i en kreativ vardag.