Temadagar i veckan, så ger du varje dag ett eget fokus

Jag får ofta frågan hur jag hinner med allt. Efter drygt tjugo år som företagare, med en byrå och flera egna projekt vid sidan om, är svaret sällan att jag arbetar fler timmar. Det handlar snarare om att veckan har en form som jag bestämt i förväg. Den enskilt största delen av den formen är temadagar, alltså att varje dag har ett eget fokus.

Jag började med temadagar förra året, efter många år av upplägg som fungerade sådär. Sedan dess har jag inte gått tillbaka. Här har jag samlat mer information för dig som vill testa: vad en temadag är, varför den gör skillnad, hur du väljer dina teman och hur du skyddar dagarna när vardagen vill något annat.

Vad är en temadag?

En temadag betyder att dagen får en rubrik som du håller dig inom. Måndag kan vara sälj, tisdag kan vara team och projekt, onsdag kunder, torsdag admin och så vidare. Allt som hör till temat samlas på den dagen medan resten väntar till sin egen dag. Du bestämmer alltså i förväg vad dagen ska handla om, i stället för att låta morgonen avgöra det åt dig.

Det är värt att skilja temadagar från tidsblock. Ett block är en avsatt timme för en viss uppgift, medan en temadag sätter ramen för hela dagen. De två fungerar bra ihop, eftersom blocken blir mycket enklare att lägga när dagen redan har ett tema.

Därför fungerar temadagar

På många håll ser alla arbetsdagar likadana ut, att de innehåller lite möten, lite mail, lite av allt. När dagen har ett tema händer motsatsen. Du samlar likartade uppgifter, vilket gör att du slipper starta om mentalt tio gånger om dagen. Dessutom blir det tydligare vad som hör hemma var, både för dig och för dem du arbetar med. Uppgifter som annars skjuts upp får en plats i agendan, särskilt de som är viktiga utan att vara akuta.

En annan vinst är att du slipper förhandla med dig själv varje morgon. Beslutet är redan taget och därför går du in i dagen med mindre motstånd. Slutligen blir det svårare för andra att fylla din kalender åt dig, eftersom du kan svara att den frågan hör hemma på torsdag i stället för att tacka ja på en gång.

Så väljer du dina teman

Börja i ditt uppdrag och inte i kalendern. Skriv ner allt som ingår i din roll, alltså både det som syns och det som bara måste bli gjort. Sedan grupperar du posterna i fyra till fem högar. De högarna är dina teman.

När du sedan lägger ut dem över veckan finns det några saker som brukar hjälpa. Lägg det som kräver mest tankekraft på den dag i veckan då du har mest energi. Placera det som andra är beroende av tidigt, så att teamet inte står och väntar. Låt det som kräver lugn hamna där kalendern är som tommast. Och håll minst en dag så fri som möjligt från möten, eftersom du annars aldrig får en hel dag med sammanhängande tid.

Det är dessutom klokt att låta ett tema handla om framtiden, alltså sådant som utvecklar verksamheten på ett eller ett par års sikt. Utan en egen plats blir det aldrig gjort, för det ligger nästan alltid i rutan viktigt men inte bråttom.

Mina egna temadagar

Måndagar är contentdag. Då skapar jag innehåll till mina och verksamheternas kanaler. I min värld är det en form av sälj, eftersom det är så vi syns och bygger varumärke över tid.

Tisdagar är säljdag. Då samlar jag allt som rör nya kunder och pågående dialoger, alltså möten, offerter och uppföljning. Eftersom det ligger tidigt i veckan hinner det som kommer ur dagen förhoppningsvis landa innan fredagen.

Onsdagar har jag projekt och team i fokus. Då har mina anställda en avsatt tid med mig för att gå igenom de projekt de arbetar med, eller ska börja arbeta med. De får en trygghet i att jag finns tillgänglig och jag får en fast tid där jag kan ta upp det jag behöver. Det är även den dag jag styr upp nya projekt.

Torsdagar är också contentdag och dessutom planeringsdag. Content får två dagar hos mig eftersom det ska både skapas och planeras.

Fredagar är min admin- och säljdag. Då sitter jag ofta på en annan plats eftersom innehållet inte kräver att jag är på kontoret. Alla uppgifter som faller under de två ämnena lägger jag där. Sedan avslutar jag med att stämma av planen för nästa vecka så jag kan gå in i helgen med ett lugn.

Grunden ser likadan ut vecka efter vecka även om temadagarna ibland byter plats. Jag anpassar så det ska fungera med verksamheten, på så vis blir det hållbart över tid.

En plats för temat i min planner

I min planner, weekly focus, finns en rad vid varje dag som är till just för att ge dagen ett tema. Det gör att temat står framför mig hela veckan i stället för att bara finnas i huvudet. När jag planerar nästa vecka, väljer jag först vad veckan ska handla om. Sedan skriver jag in temat på varje dag och lägger uppgifterna där de hör hemma. Formen är alltså densamma varje vecka medan fokus flyttar sig. Det är den kombinationen som gör att upplägget håller även när veckorna ser olika ut.

Så håller du temadagen levande

Även när du har teman kan du så klart göra lite annat också. Ta gärna en halvtimme för mail eller akuta ärenden mitt på dagen. Grundtanken är att det som dyker upp oftast har en tid reserverad senare i veckan. Är det inte akut kommer du att ha tid för det en annan dag. Den insikten gör det mycket lättare att låta bli att hoppa på allt direkt.

När någon vill boka dig på en dag som är upptagen av ett annat tema har du dessutom ett enkelt svar. Du föreslår den dag där frågan hör hemma. De flesta tycker det är helt rimligt när de förstår hur du arbetar.

Börja med en dag

Vi börjar enkelt. Välj en enda dag nästa vecka och ge den ett tema. Samla allt som hör dit på den dagen och skydda den från allt annat. Testa i några veckor innan du utvärderar, eftersom den första veckan alltid känns ovan.

Känns din temadag bra bygger du sedan på med fler. Då gäller det att se till att allt som ingår i ditt uppdrag har en tid reserverad under veckan och att du prioriterar det viktigaste. När hela veckan har sin form märker du att besluten i vardagen blir enklare, för du vet redan var saker hör hemma.

Nästa steg

Vill du bygga hela veckan och inte bara en dag har jag samlat resten av upplägget i artikeln Skapa ditt perfekta höstveckoupplägg, där temadagar är en av flera delar. Där hittar du också hur jag arbetar med block, energi och de tre viktigaste uppgifterna varje dag.

När veckan är satt är nästa steg att lyfta blicken. Fyra gånger om året gör jag en kvartalscheck, alltså en timme där jag går igenom vad som fungerat, vad som skavt och vad de kommande tre månaderna ska handla om. Min guidade kvartalscheck tar dig igenom samma frågor som jag själv använder.

I höst öppnar jag dessutom Planera med mig LIVE, en serie där vi bygger ditt system tillsammans under fyra månader. Vill du veta när platserna släpps kan du anmäla intresse på sidan om serien.