
Veckoplanering: Så skapar du en balanserad och effektiv vecka
Januari är här – en tid för nystart och planering av året. Kanske har du redan funderat över hur du vill att ditt 2025 ska se ut? Kanske har du satt mål för året och vill säkerställa på alla sätt du kan att du når dem. Det är ju en sak att bestämma vad du vill uppnå men att sen komma dit kräver både struktur och bra system. I den här artikeln delar jag med mig av ett system som hjälper dig att strukturera dina veckor på ett effektivt och balanserat sätt. Det är samma metod jag själv använder för att hinna med både det jag behöver göra för att nå mina mål men också det jag gärna vill få med i min vardag. Att noga planera sin vecka är ett sätt att få bättre struktur och ett lugn över att allt du vill få gjort är med, sen är det bara att följa kalendern dag för dag.
Så vad vill du hinna med? Vilka saker har du haft svårt att få gjort hittills? Och vad vill du egentligen fylla din tid med? Tiden är begränsad, men genom att planera medvetet kan du styra din vardag på ett sätt som ger mer utrymme för både produktivitet och vila.
Steg för steg: Så planerar du din vecka
En effektiv veckoplanering börjar med att skapa klarhet i vad som är viktigt och vad som kan vänta. Här är ett steg-för-steg-upplägg som hjälper dig att få ordning på både tankar och schema.
1. Skriv av dig
-
Rensa – Se över listan och sortera alla tankar och börja med att flytta bort sådant som inte ska åtgärdas just nu. Du kan lägga det i en lista för senare tillfälle så du för nu kan släppa det eller bara ta bort det.
-
Värdera
-
Vad hjälper dig inte framåt oavsett om du gör det nästa vecka eller inte? Prioritera inte det.
-
Vad rullar på ändå utan att du tar i detta just nu? Vänta även med det.
-
Vad behöver tas hand om rätt omgående och kan inte vänta? Och vad bidrar till att du kommer framåt mot dina mål om du tar tag i det nästa vecka? Ringa in det.
-
Vad kan delegeras? Skicka omgående ett mail till den som kan göra det, boka ett möte om det behövs för genomgång. Kom ihåg att ge personen all information hen behöver och tillåtelse för vad som behövs göras för att få uppgiften gjord samt dina önskemål vad gäller utfallet. Är det en återkommande uppgift? Be personen dokumentera hur det ska utföras så det blir en enkel uppgift för den eller ngn annan att göra i framtiden.
-
Kan något av det som står på listan automatiseras? Det vill säga du lägger lite mer tid på det nästa vecka för att sen framåt inte behöver göra det?
-
2. Reflektera och summera
Innan du börjar planera i kalendern, ta en stund och tänk tillbaka på den vecka som gått. Vad gick bra och vad kunde ha gjorts annorlunda? Reflektion hjälper dig att förstå vad som fungerar för dig och vad som behöver justeras. Genom att ta tillvara på dina erfarenheter blir du bättre rustad att skapa en realistisk och balanserad plan.
3. Planera i kalendern
Nu är det dags att öppna kalendern. Jag själv använder Googles kalender och i den länkar jag in andra kalendrar så jag har alla samlade där. På Odd använder vi Office365 så där använder vi kalendern i Outlook för möten med kunder och internt. Så den länkar jag även in i min Google kalender. Sen har jag och maken en egen kalender som jag också länkar in här och alla barnens träningsscheman med mera. Det här är ett tips för att få allt samlat, men du kan använda vilken kalender du önskar.
-
Börja med att se över de kommande två veckorna: Ta bort det som inte behöver vara med.
-
Lägg sen in det icke-förhandlingsbara: Sådant som absolut inte är valbart eller inte går att boka om.
-
Prioritera sen det viktiga först: Lägg in det som driver dig framåt mot dina mål. Det kan vara projekt du ska fokusera på, marknadsföring, säljmöten eller annat som är kvar på to-do-listan. Lägg in det viktigaste tidigt i veckan och tidigt på dagen.
-
Blockera fokustid: Dedikerade block för Deep Work utan avbrott. Vill du veta mer om Deep Work kan du lyssna på avsnitt nr 2 av podden. Det är tid då du utan störmoment får extra viktiga saker gjorda. Sådana som kräver ditt absolut största fokus och som kanske ofta blir lidande av annat som akut kommer i din väg.
-
Fyll luckorna med: Mindre viktiga uppgifter som får plats där det finns tid över.
-
Kom ihåg att lämna flextid: Räkna med att oväntade saker kan dyka upp.
-
Kör på tills all tid är allokerad eller listan med vad som ska göras är slut.
-
Blir det delar kvar som inte får plats: Prioritera om och kanske flytta över en del grejer till nästa vecka eller om det ändå är någonting ytterligare som kan delegeras.
Exempel på hur en vecka kan se ut för min del. Jag färgkodar olika typer av uppgifter.
4. Reflektera och justera
När du har planerat din vecka, gå igenom den ännu en gång för att säkerställa att den är realistisk och balanserad. Har du lämnat tillräckligt med tid för vila och återhämtning? Finns det tillräckligt med utrymme för administrativa uppgifter som mail och dokumentation? Det är också bra att säkerställa att din plan inte är för ambitiös – hellre en kort lista du faktiskt genomför än en lång lista som lämnas halvfärdig.
5. Hantera oväntade händelser
Trots noggrann planering kan livet ibland komma emellan. Om något oväntat inträffar, börja med att prioritera om. Se vad som kan skjutas fram eller strykas helt och kommunicera tydligt med berörda parter om ändringar i schemat. Om möjligt, be om hjälp eller delegera uppgifter för att avlasta dig själv. Efteråt kan det vara värdefullt att reflektera över vad som hände och hur du kan förbereda dig bättre inför liknande situationer i framtiden.
Skapa balans mellan arbete och fritid
För att känna dig balanserad och nöjd med din vecka är det viktigt att planera in aktiviteter som bara är för dig. Det kan handla om att prioritera motion, kanske genom en lunchpromenad eller ett gympass, eller avsätta tid för en hobby eller bara vila. Glöm heller inte bort att boka tid med familj och vänner, det är lätt att låta dessa viktiga relationer hamna i skymundan i en hektisk vardag.
Min egen veckostruktur
För min del börjar varje dag med tre timmar av Deep Work. Under den tiden fokuserar jag på uppgifter som kräver mitt största fokus, som sälj, marknadsföring och strategiarbete. Resten av arbetsdagen ägnas åt kundprojekt och möten, medan eftermiddagar och kvällar är vigda åt familjetid och återhämtning. Helgerna börjar ofta med en kortare period av Deep Work innan familjen vaknar, vilket ger mig en chans att landa inför dagen.
Att ha en tydlig struktur hjälper mig att balansera företagande och familjeliv. Jag ser inte mitt arbete och min fritid som separata delar, utan som en helhet där jag planerar in tid för allt jag vill få med.
Ta nästa steg
Vill du testa det här systemet för veckoplanering? Lyssna gärna på avsnitt 3 av podden Kreativt effektiv och ladda ner PDF:en som tillhör det avsnittet. Du hittar all information och länkar här, ninamoller.se/avsnitt3
Gör 2025 till ditt mest balanserade och produktiva år hittills – allt börjar med en tydlig veckoplanering!