Januari är här – en tid för nystart och planering av året. Kanske har du redan funderat över hur du vill att ditt 2025 ska se ut? Kanske har du satt mål för året och vill säkerställa på alla sätt du kan att du når dem. Det är ju en sak att bestämma vad du vill uppnå men att sen komma dit kräver både struktur och bra system. I den här artikeln delar jag med mig av ett system som hjälper dig att strukturera dina veckor på ett effektivt och balanserat sätt. Det är samma metod jag själv använder för att hinna med både det jag behöver göra för att nå mina mål men också det jag gärna vill få med i min vardag. Att noga planera sin vecka är ett sätt att få bättre struktur och ett lugn över att allt du vill få gjort är med, sen är det bara att följa kalendern dag för dag.

Så vad vill du hinna med? Vilka saker har du haft svårt att få gjort hittills? Och vad vill du egentligen fylla din tid med? Tiden är begränsad, men genom att planera medvetet kan du styra din vardag på ett sätt som ger mer utrymme för både produktivitet och vila.

Steg för steg: Så planerar du din vecka

En effektiv veckoplanering börjar med att skapa klarhet i vad som är viktigt och vad som kan vänta. Här är ett steg-för-steg-upplägg som hjälper dig att få ordning på både tankar och schema.

1. Skriv av dig

• Rensa – Se över listan och sortera alla tankar och börja med att flytta bort sådant som inte ska åtgärdas just nu. Du kan lägga det i en lista för senare tillfälle så du för nu kan släppa det eller bara ta bort det.
• Värdera
  • Vad hjälper dig inte framåt oavsett om du gör det nästa vecka eller inte? Prioritera inte det.
  • Vad rullar på ändå utan att du tar i detta just nu? Vänta även med det.
  • Vad behöver tas hand om rätt omgående och kan inte vänta? Och vad bidrar till att du kommer framåt mot dina mål om du tar tag i det nästa vecka? Ringa in det.
  • Vad kan delegeras? Skicka omgående ett mail till den som kan göra det, boka ett möte om det behövs för genomgång. Kom ihåg att ge personen all information hen behöver och tillåtelse för vad som behövs göras för att få uppgiften gjord samt dina önskemål vad gäller utfallet. Är det en återkommande uppgift? Be personen dokumentera hur det ska utföras så det blir en enkel uppgift för den eller ngn annan att göra i framtiden.
  • Kan något av det som står på listan automatiseras? Det vill säga du lägger lite mer tid på det nästa vecka för att sen framåt inte behöver göra det?

2. Reflektera och summera

Innan du börjar planera i kalendern, ta en stund och tänk tillbaka på den vecka som gått. Vad gick bra och vad kunde ha gjorts annorlunda? Reflektion hjälper dig att förstå vad som fungerar för dig och vad som behöver justeras. Genom att ta tillvara på dina erfarenheter blir du bättre rustad att skapa en realistisk och balanserad plan.

3. Planera i kalendern

Nu är det dags att öppna kalendern. Jag själv använder Googles kalender och i den länkar jag in andra kalendrar så jag har alla samlade där. På Odd använder vi Office365 så där använder vi kalendern i Outlook för möten med kunder och internt. Så den länkar jag även in i min Google kalender. Sen har jag och maken en egen kalender som jag också länkar in här och alla barnens träningsscheman med mera. Det här är ett tips för att få allt samlat, men du kan använda vilken kalender du önskar.

• Börja med att se över de kommande två veckorna: Ta bort det som inte behöver vara med.
• Lägg sen in det icke-förhandlingsbara: Sådant som absolut inte är valbart eller inte går att boka om.
• Prioritera sen det viktiga först: Lägg in det som driver dig framåt mot dina mål. Det kan vara projekt du ska fokusera på, marknadsföring, säljmöten eller annat som är kvar på to-do-listan. Lägg in det viktigaste tidigt i veckan och tidigt på dagen.
• Blockera fokustid: Dedikerade block för Deep Work utan avbrott. Vill du veta mer om Deep Work kan du lyssna på avsnitt nr 2 av podden. Det är tid då du utan störmoment får extra viktiga saker gjorda. Sådana som kräver ditt absolut största fokus och som kanske ofta blir lidande av annat som akut kommer i din väg.
• Fyll luckorna med: Mindre viktiga uppgifter som får plats där det finns tid över.
• Kom ihåg att lämna flextid: Räkna med att oväntade saker kan dyka upp.
• Kör på tills all tid är allokerad eller listan med vad som ska göras är slut.
• Blir det delar kvar som inte får plats: Prioritera om och kanske flytta över en del grejer till nästa vecka eller om det ändå är någonting ytterligare som kan delegeras.

Exempel på hur en vecka kan se ut för min del. Jag färgkodar olika typer av uppgifter.

4. Reflektera och justera

När du har planerat din vecka, gå igenom den ännu en gång för att säkerställa att den är realistisk och balanserad. Har du lämnat tillräckligt med tid för vila och återhämtning? Finns det tillräckligt med utrymme för administrativa uppgifter som mail och dokumentation? Det är också bra att säkerställa att din plan inte är för ambitiös – hellre en kort lista du faktiskt genomför än en lång lista som lämnas halvfärdig.

5. Hantera oväntade händelser

Trots noggrann planering kan livet ibland komma emellan. Om något oväntat inträffar, börja med att prioritera om. Se vad som kan skjutas fram eller strykas helt och kommunicera tydligt med berörda parter om ändringar i schemat. Om möjligt, be om hjälp eller delegera uppgifter för att avlasta dig själv. Efteråt kan det vara värdefullt att reflektera över vad som hände och hur du kan förbereda dig bättre inför liknande situationer i framtiden.

Skapa balans mellan arbete och fritid

För att känna dig balanserad och nöjd med din vecka är det viktigt att planera in aktiviteter som bara är för dig. Det kan handla om att prioritera motion, kanske genom en lunchpromenad eller ett gympass, eller avsätta tid för en hobby eller bara vila. Glöm heller inte bort att boka tid med familj och vänner, det är lätt att låta dessa viktiga relationer hamna i skymundan i en hektisk vardag.

Min egen veckostruktur

För min del börjar varje dag med tre timmar av Deep Work. Under den tiden fokuserar jag på uppgifter som kräver mitt största fokus, som sälj, marknadsföring och strategiarbete. Resten av arbetsdagen ägnas åt kundprojekt och möten, medan eftermiddagar och kvällar är vigda åt familjetid och återhämtning. Helgerna börjar ofta med en kortare period av Deep Work innan familjen vaknar, vilket ger mig en chans att landa inför dagen.

Att ha en tydlig struktur hjälper mig att balansera företagande och familjeliv. Jag ser inte mitt arbete och min fritid som separata delar, utan som en helhet där jag planerar in tid för allt jag vill få med.

Ta nästa steg

Vill du testa det här systemet för veckoplanering? Lyssna gärna på avsnitt 3 av podden Kreativt effektiv och ladda ner PDF:en som tillhör det avsnittet. Du hittar all information och länkar här, ninamoller.se/avsnitt3

Gör 2025 till ditt mest balanserade och produktiva år hittills – allt börjar med en tydlig veckoplanering!

2024 börjar närma sig sitt slut och det är en perfekt tid att göra en årscheck och summera vad som hänt under året. Det här handlar inte bara om att titta tillbaka utan också om att sätta en grund för att starta nästa år starkt och med fokus. Med en enkel rutin kan du samla viktiga insikter och skapa en tydlig riktning framåt. Mitt förslag är att göra denna check i mellandagarna eller i början på nästa år, men vänta inte för länge. När 2025 väl är här är det fokus på nya året, så avsluta 2024 så snart du kan.

Årscheck – så här summerar du ditt 2024

Tidigare har jag skrivit om vad du kan ta med i en månadscheck. Den är som ett mellanting av en årsavstämning och en veckoplanering. Den ska vara något övergripande men ändå med konkreta inslag. När det gäller en årscheck går vi tillbaka till flera av de delar vi checkat av under året och får ett mer övergripande tänk. Detta kommer också ligga till grund för vår plan inför 2025.

1. Fyll i din business log för december
   – Kort om vad som har hänt och som kan vara bra att komma ihåg i framtiden.
2. Läs igenom din business log för hela året samt alla avstämningar du haft
   – Har du inte gjort detta under året tänker du igenom hela ditt år och reflekterar över vad som hänt. Det kan vara stora beslut, förändringar, nya kunder eller projekt, framgångar och lärdomar.
3. Hur står sig året gentemot målen som sattes för 2024?
   – Kom ihåg att även om vissa mål inte uppnåtts, har du ändå lärt dig och växt. Fokusera på framgångarna och lärdomarna inför nästa år.
4. Vad tar du med dig från året som gått?
   – Identifiera ett par saker som du ser ett mönster av under året och skriv ner hur du kan använda dessa för att utvecklas under nästa år.
5. Vad kan förbättras till nästa år?
   – Finns det rutiner som kan slipas, projekt som kan förberedas bättre eller processer som kan förenklas?
6. Sätt mål för det kommande året
   – Fundera över vad du vill åstadkomma under året. Håll målen realistiska och mätbara, och koppla dem till din långsiktiga vision. Men våga också slänga in ett drömmål som får vara lite galet.
7. Sammanställ statistik och nyckeltal (KPI:er)
   – Följ upp de viktigaste siffrorna för året: försäljning, räckvidd, leads eller andra relevanta KPI:er. Siffrorna ger dig en tydlig bild av året och hjälper dig planera framåt.
8. Skapa en plan för januari
   – Börja med en enkel plan för att sätta tonen för det nya året. Vad ska vara ditt fokus direkt efter nyår?
9. Sätt ett ledord för 2025
   – Välj ett ord eller en kort mening som symboliserar hur du vill att nästa år ska kännas eller bli. Ett ord som kan följa med dig i alla beslut nästa år. Skriv upp det eller gör en fin tavla av det så du kan se det tydligt varje dag.
10. Redo!
    – Nu är du redo att stänga 2024 och i nästa steg sätta planen för 2025. Med den här årschecken har du förhoppningsvis fått med dig bra insikter att ta med i din nästa årsplan.

Avsätt tid för att göra detta i lugn och ro. Kanske en eftermiddag med en kopp kaffe och lite härlig musik i bakgrunden. Årschecken är inte bara ett sätt att samla insikter utan också en möjlighet att fira allt du åstadkommit under året. Dela gärna med dig om du behöver någon att fira eller bolla några tankar med.

Glöm sen inte att…

Boka in kommande avstämningar för hela 2025. Månadsavstämning, kvartalscheck och eller halvårscheck samt en årscheck i slutet på 2025. Och inte att förglömma, en dag för att sätta årets mål för 2025, men det tar vi i ett annat inlägg.

Vi lever i en vardag där vi ständigt utsätts för störningsmoment som notiser från e-post, sociala medier, meddelanden från diverse appar, vi sitter ofta i landskap och har många möten. Det gör det allt svårare att få tid till att fokusera och hitta djup koncentration, något som är avgörande för att skapa kvalitativt arbete. Under hösten har jag tillämpat en metod som kallas Deep Work, framtagen av Cal Newport. Det har hjälpt mig att förstå vad jag bör fokusera mer på och det har förbättrat både mitt fokus och min produktivitet. I det här inlägget vill jag dela med mig av insikter och tips kring metoden, varför den fungerar och hur du kan använda den för att skapa bättre resultat och hitta mer mening i ditt arbete.

Vad är Deep Work?

Deep Work handlar om att arbeta i ett tillstånd av djup koncentration, utan störningsmoment. Det är under dessa fokuserade stunder som vi lättare lär oss nya saker, löser problem och producerar mer effektivt på kortare tid. Enligt Cal Newport är detta en av de mest värdefulla färdigheterna men också en av de mest ovanliga.

Varför är Deep Work viktigt?

• Ökad kvalitet och snabbhet – När du arbetar på detta sätt kan du både lära dig snabbare och skapa bättre resultat på kortare tid.
• Mindre ”ytligt arbete” – Ytligt arbete som e-post och möten bör minimeras för att ge plats åt mer värdeskapande uppgifter, sådant som tar dig framåt.
• Högre tillfredsställelse – Deep Work leder ofta till flow – ett tillstånd där du känner mer mening och glädje i det du gör. Du undviker att timmarna bara försvinner och att du i slutet på dagen istället känner att du fått mycket gjort.

Hur implementerar du Deep Work i din vardag?

Schemalägg tid för fokus
En av de viktigaste stegen för att börja med Deep Work är att planera in det i kalendern. Skapa dedikerade tidsblock för fokuserat arbete och behandla dessa tider som heliga. Börja med 1-2 timmar och se till att inga möten eller andra åtaganden stör dessa. Övning ger färdighet och med tiden kan du förlänga dessa pass och bli mer effektiv. Själv kör jag 3-timmarspass, det är så länge jag orkar hålla fokus.

Eliminera störningsmoment
Störningsmoment är den största fienden till fokus. För att skapa en miljö som stödjer Deep Work behöver du minimera allt som avbryter. Stäng av notiser på telefon och dator, använd flygläge om nödvändigt och välj en plats där du kan arbeta ostört. Ju mer konsekvent du är med att eliminera störningsmoment desto enklare blir det att nå djup koncentration.

Skapa ritualer för att öka ditt fokus
Vår hjärna skapar starka kopplingar mellan saker som ofta hör ihop. Genom att skapa specifika ritualer kan du signalera till din hjärna att det är dags att fokusera. Till exempel kan en enkel vana som att städa skrivbordet före varje arbetsstund göra det lättare att komma in i ett fokuserat tillstånd.

Fundera på följande frågor för att forma din egen ritual:

• Var ska du arbeta? Skapa en miljö som stödjer fokus, exempelvis ett stängt kontor och en organiserad arbetsyta.
• När och hur länge ska du arbeta? Bestäm fasta tider, till exempel 2 timmar varje morgon innan du tar en paus.
• Hur ska du arbeta? Definiera regler för ditt fokus som att undvika internet eller vänd på telefonen.
• Hur kan du förbereda dig? Ha allt du behöver till hands som referensmaterial, kaffe eller en vattenflaska.

Små detaljer som att tända ett ljus, lyssna på en viss typ av musik eller klä sig på ett visst sätt kan också fungera som startskott för koncentration och hjälpa dig att enklare komma in i ”deep work”-mode.

Batcha ”ytliga” uppgifter
Ytliga uppgifter har en tendens att ständigt avbryta fokus. Ett effektivt sätt att hantera detta är att batcha dem, det vill säga samla liknande uppgifter och utföra dem vid bestämda tider. Till exempel kan du avsätta 30 minuter på eftermiddagen för att svara på e-post istället för att låta inkorgen distrahera dig under hela dagen. På så sätt frigör du större block för djupare arbete.

Lär dig att säga nej
Att säga nej är en konst som kräver övning men det är också en av nycklarna till att skapa tid för Deep Work. Genom att tacka nej till möten och aktiviteter som inte bidrar till dina långsiktiga mål kan du skydda både din tid och energi. Det handlar inte om att vara ovänlig utan om att sätta gränser som hjälper dig att prioritera det som verkligen är viktigt. När du förklarar att du fokuserar på djupare projekt får du ofta respekt för din tydlighet och prioritering. Ett annat alternativ är att samla exempelvis möten på en eller två dagar i veckan om det är möjligt. Låt inte andra styra din kalender utan ta själv kommandot över den.

Vilka uppgifter passar för Deep Work?

Deep Work är mest effektivt för uppgifter som kräver hög kognitiv förmåga, kreativt tänkande och problemlösning. Det handlar om arbete där du verkligen behöver koncentrera dig och använda din expertis. Några exempel på sådana uppgifter kan vara:

• Skriva rapporter, artiklar eller presentationer.
• Skapa strategier eller planer för framtida projekt.
• Lära dig något nytt, som en ny teknik eller ett verktyg som kräver djup förståelse.
• Utveckla kreativa idéer, som koncept för marknadsföring eller design.
• Skapa content i form av inlägg till blogg, sociala medier, spela in podd eller video.
• Lösa komplexa problem som kräver analys och kritiskt tänkande.

Dessa uppgifter bör prioriteras under dina fokuserade arbetspass eftersom de kräver den typ av obruten koncentration som Deep Work ger.

Så här kommer du igång

Börja enkelt. Blockera 1-2 timmar i din kalender, helst vid samma tid varje dag, och använd den för att arbeta ostört med en uppgift som kräver ditt fulla fokus. Stäng av notiser, rensa din arbetsyta och ha en tydlig plan dagen innan vad som ska göras så du kan börja arbeta direkt.

När du får känna effekten av att arbeta så här lovar jag att det kommer ge dig motivation att fortsätta. Med tiden kan du bygga upp längre perioder av Deep Work och implementera fler strategier för att stödja ditt fokus. Det handlar inte om att vara perfekt från början utan om att ta små steg mot en arbetsvardag där du arbetar mer effektivt med mindre stress och större mening. Och förhoppningsvis kan korta ner arbetsdagarna.

Uppföljning är alltid viktigt oavsett vad du gör. Om du är anställd eller driver eget spelar ingen roll. Det är när vi följer upp och reflekterar som vi kan lära oss och göra ännu bättre framåt. Och det behöver inte vara en djupgående analys, det kan vara 5-10 minuter till en god kopp kaffe och bara se tillbaka och skriva ner några tankar. Det bästa är när du i förväg skrivit upp punkter du ska följa upp och kör samma race varje månad. När du gjort detta under ett år kan du sen utvärdera om det är något i din checklista du bör justera.

Jag har nu bokat in mina uppföljningar i kalendern för resten av året och skrivit ner vilka punkter jag ska följa upp vid varje tillfälle. Jag har en plats klar där jag skriver alla mina reflektioner och svarar på dessa punkter. Till detta använder jag Evernote men du kan använda vilken tjänst du önskar eller skriva i en anteckningsbok om du föredrar det. Det viktiga är att allt är förberett så du bara ”gör” när det är dags.

Vad ska jag stämma av?

En månadscheck blir som ett mellanting av en årsavstämning och en veckoplanering. Den ska vara något övergripande men ändå med konkreta inslag. Här gäller det att hitta punkter som är viktiga för dig och anpassa din checklista efter det. Du ska se över hur föregående månad var och sätta tonen och agendan för den kommande.

Nedan är de punkter som jag själv ser över varje månad.

• Fyll i föregående månads businesslog – Kort om vad som har hänt och som kan vara bra att komma ihåg i framtiden.
• Vad tar jag med mig från föregående månad? – Välj en lärdom och ta med den till nästa månad.
• Vad kan jag göra den kommande månaden för att underlätta för de kommande två därefter? – Kan vara rutiner som dokumenteras, saker som förenklas eller delegeras.
• Vad ska jag åstadkomma under den kommande månaden? – Håll det realistiskt, hellre färre saker som du lyckas genomföra än för många.
• Vad behöver jag prioritera för att lyckas med det? – Gör to-do lista för alla delar som behöver göras och delegera det som går och planera in resterande i kalendern.
• Vilka möten behöver jag planera in? – Med teamet, mitt nätverk, för mig själv eller familjen.
• Sätt ett ledord för den kommande månaden – Hur ska nästa månad kännas?

Vill du kan du lägga till en KPI-lista, dvs tal du vill mäta. Det kan vara siffror från statistik i sociala medier, för maillistan/webbplatsen eller säljsiffror, kostnader, intäkter mm. En kort och enkel tabell där du fyller i föregående månads siffror. Men blir det för avancerat, vänta med detta och lägg till det i nästa steg.

Kort och enkelt om KPI – vad det är och hur du kan använda det  (Inlägg jag skrivit i Odds blogg)
Excellmall för statistik  (Här kan du ladda ner en enkel Excellmall för att fylla i statistik för sociala medier, mailutskick och webbplats mm)

Så här kommer du igång

1. Boka in mötena med dig själv i din kalender året ut.
2. Tänk gärna ut var du ska vara när du gör detta, något café du velat besöka eller kanske bara hemma i en mysig hörna.
3. Definiera din checklista du ska stämma av vid varje tillfälle.
4. Ha klart för dig var du ska anteckna allt du kommer fram till.
5. Håll det enkelt! Både du och jag vet att när dagen kommer och detta ska göras kommer det att finnas moment runt om som stör och pockar på uppmärksamheten. Gör det inte för avancerat och se till att det blir en trevlig stund. Kanske till och med på en plats som gör att du kan längta dit.

Lycka till och hör gärna av dig via Instagram eller LinkedIn och berätta hur det går.